Vedtekter for Sandefjord Lokalhistoriske Senter
( Vedtatt på årsmøtet 14 februar 2023 )
- 1. Foreningens navn
Foreningens navn er Sandefjord Lokalhistoriske Senter (SLS). Foreningen ble stiftet 12. juli 2010 og har lokaler i Pukkestad Gård, Hystadveien 21, Sandefjord.
- 2. Formål
SLS har som formål å dokumentere, presentere og formidle kunnskap om kommunens nære fortid samt forvalte den lokalhistoriske samling i foreningens lokaler. Foreningen skal opptre uavhengig av så vel politiske som økonomiske interesser.
- 3. Organisasjonsform
SLS er en selveiende og frittstående juridisk person. Dette betyr at ingen, hverken medlemmer eller andre, har krav på dens formue/eiendeler eller er ansvarlig for gjeld eller andre forpliktelser.
SLS’ høyeste myndighet er årsmøtet. Dette velger et styre som leder foreningen og er ansvarlig for driften mellom årsmøtene.
- 4. Medlemmer
Enkeltpersoner, foreninger, institusjoner og bedrifter kan være medlemmer. Medlemmer hefter bare for kontingenten.
- 5. Rettigheter og plikter ved medlemskap
Alle medlemmer har rett til å delta på årsmøtet, har stemmerett og er valgbare til tillitsverv. Medlemmer som skylder kontingent for mer enn ett år, har ikke stemmerett eller andre rettigheter, og styret kan stryke disse som medlemmer. Medlemmene plikter å rette seg etter vedtak fattet av årsmøtet.
- 6. Årsmøte
Årsmøtet er foreningens høyeste myndighet, holdes hvert år og fatter vedtak med det antall stemmeberettigede medlemmer som er til stede. Alle medlemmer har en stemme. Foreninger, institusjoner og bedrifter har en stemme hver. Familiemedlemskap gir to stemmeberettige. Møteleder velges av årsmøtet.Hvis ikke annet blir bestemt av årsmøtet skal vedtak, for å være gyldige, gjøres med alminnelig flertall av de avgitte stemmer. Ved stemmelikhet benyttes loddtrekning. Innkalling til årsmøtet, som skal holdes innen utgangen av februar, sendes ut av styret med minst en måneds varsel. Innkallingen sendes direkte til alle medlemmene, eventuelt også ved kunngjøring i lokal avis. Forslag som ønskes behandlet på årsmøtet skal legges fram for styreleder minst to uker før møtet. Fullstendig saksliste skal foreligge senest en uke før møtet. Forslag som ikke er oppført på sakslisten kan ikke behandles hvis ikke ¾ av de stemmeberettigede krever det.
- 7. Årsmøtets oppgaver
Årsmøtet skal:
– Velge møteleder, referent og to medlemmer til å skrive under protokollen
– Godkjenne innkalling, saksliste og stemmeberettigede
– Behandle og godkjenne årsmeldingen
– Behandle og godkjenne regnskap med revisjonsberetning
– Behandle innkomne saker/forslag og fastsette kontingent
– Vedta budsjett utfra presenterte aktivitetsplaner
– Velge leder, seks styremedlemmer og to varamedlemmer
– Velge revisor og valgkomite med ett varamedlem8. Ekstraordinært årsmøte
Ekstraordinært årsmøte holdes når styret bestemmer eller når minst 1/3 av medlemmene krever det. Innkallingen skjer som for ordinært årsmøte med minst 14 dagers varsel. Bare saker som er angitt i innkallingen kan behandles.
- 9. Styret
SLS’ styre har syv medlemmer og er høyeste myndighet mellom årsmøtene. Det settes opp halvårlig møteplan. Styret kan også holde møte når styreleder eller et flertall av styremedlemmene ønsker det. Styret kan gjøre vedtak når et flertall av styremedlemmene er til stede. Vedtak krever flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet avgjør leder saken. Det føres protokoll under møtene.Styreleder velges av årsmøtet for ett år. Øvrige medlemmer av styret velges for to år slik at tre velges det ene året og de øvrige året etter. Styret kan oppnevne et arbeidsutvalg fortrinnsvis bestående av leder, nestleder og sekretær.
Styret skal:
– Iverksette vedtak fra årsmøtet
– Utarbeide budsjetter og lage aktivitets- og møteplaner
– Oppnevne eventuelle komiteer, utvalg, grupper eller personer som skal ivareta spesielle oppgaver og lage instrukser/retningslinjer for disse. (Eksempelvis ansvar for økonomi, sikkerhet for lokaler eller andre sentrale funksjoner.)
– Gjøre vedtak i alle saker som etter vedtektene ikke må behandles av årsmøtetAdministrere og føre kontroll med foreningens økonomi i samsvar med gjeldende bestemmelser.
– Representere foreningen utad
– Inngå drifts- og/eller prosjektsamarbeid med ulike partnere
- 10. Signaturrett og eiendomsrett
Leder eller den styret bemyndiger har signaturrett og forplikter foreningen.
SLS eier arkivet og alt innsamlet materiell. Det kan gjøres avtale med private arkiveiere og foreninger om deponering. Styret avgjør hvilke avtaler som kan inngås og hvordan materiell skal oppbevares.Inntekter av arbeide styret eller prosjektgruppene disponerer tilhører i sin helhet SLS. Midler prosjektgruppen henter inn skal benyttes til prosjektet og eventuelt overskudd tilføres SLS. Det føres regnskap for hvert prosjekt.
- 11. Vedtektsendring
Endring av vedtektene kan gjøres på ordinært eller ekstraordinært årsmøte. Saken må stå på sakslisten og må ha 2/3 flertall av avgitte stemmer for å bli vedtatt.
- 12. Oppløsning
Forslag om oppløsning av SLS behandles på ordinært årsmøte. Får forslaget 2/3 av avgitte stemmer innkalles det til ekstraordinært årsmøte innen tre måneder. Vedtaket må her gjentas med 2/3 flertall.Etter sanering av eventuell gjeld og oppløsning skal SLS’ eiendeler og likvide midler deles mellom Sandar Historielag og Foreningen Gamle Sandefjord. Ingen enkeltmedlemmer har krav på foreningens midler eller deler av disse.
Vedtatt på årsmøtet 14 februar 2023.